Guía de Compra: Suministros para Espacios de Coworking y Trabajo Compartido
Vivimos en un mundo cada vez más preocupado por el medio ambiente y las personas van aportando su granito de arena a revertir la situación actual, sobre todo mediante una gestión adecuada de residuos en oficinas. Esta práctica se ha convertido en uno de los principales objetivos de las marcas, una forma de aumentar la reputación de las empresas frente a consumidores.
Para que una oficina compartida cumpla con su objetivo, ha de contar con los suministros adecuados que faciliten la colaboración entre los diferentes negocios, además de mejorar la funcionalidad y la estética del espacio de trabajo compartido para hacerlo todavía más productivo y acogedor. Entre los muchos ejemplos existentes en territorio nacional, Utopicus y Aticco son algunos de los coworkings que mejor han tenido en cuenta estas soluciones como pequeños detalles que pueden tener trascendencia en el bienestar de sus miembros.
Mobiliario y accesorios ergonómicos
Para que los coworkers trabajen con comodidad, es recomendable disponer de espacios adaptados a las necesidades de los individuos, y por ello, amueblar cada una de las salas y espacios de trabajo compartido con mobiliario y accesorios ergonómicos resulta adecuado para ayudarles a mantener una buena postura y reducir el riesgo de lesiones de los trabajadores que pasan largas horas frente al ordenador.
Escritorios ajustables
Mobiliario como escritorios ajustables permiten adaptar la altura de la superficie de trabajo para que puedan decidir si realizar sus tareas de pie o sentados. Estos elementos ergonómicos pueden ayudar a favorecer la circulación sanguínea y reducir la factura muscular al ir cambiando de posición durante la jornada laboral.
A la hora de seleccionar un escritorio ajustable, recomendamos tener en cuenta la facilidad de ajuste con controles intuitivos para todo tipo de usuarios, la estabilidad para que la transición sea suave entre los diferentes niveles de altura, y la capacidad de carga para soportar el peso de los equipos de oficina. Además, es conveniente que incluya almacenamiento integrado, como cajones o estantes ajustables, para que el área de trabajo se pueda mantener lo más ordenada posible en todo momento sin importar la altura del escritorio.
Sillas ergonómicas
Las sillas ergonómicas suelen estar equipadas con cómodos soportes lumbares y ajustes personalizables que permiten configurar la altura del asiento, el ángulo del respaldo y de los reposabrazos para que los trabajadores puedan encontrar la posición más adecuada para su cuerpo.
Los soportes lumbares facilitarán una posición amigable para la curvatura natural de la espalda, una manera de ayudar a reducir la presión sobre la columna vertebral y evitar posibles problemas de espalda y cuello a largo plazo. También es importante invertir en sillas de calidad con tejidos transpirables y estructuras resistentes, sobre todo si se les va a dar un uso recurrente para mantener la temperatura corporal.
Soportes para monitores y portátiles
A la hora de trabajar con ordenadores o portátiles, debemos asegurarnos de mantener la pantalla a la altura de los ojos con el objetivo de ayudar a reducir posibles tensiones en el cuello y los hombros. La estabilidad de los soportes para monitores y portátiles nos pueden ayudar a trabajar con una posición más ergonómica al permitirnos configurar la altura y el ángulo de visión de las pantallas.
Además, por su diseño y posición elevada, estos accesorios ergonómicos suelen liberar espacio en el escritorio para que los coworkers puedan realizar las tareas con mayor amplitud y mantener el área de trabajo ordenada.
Reposapiés
Los reposapiés son accesorios diseñados para proporcionar apoyo y aliviar la presión en las piernas y los pies mientras estamos sentados frente al ordenador. Nos ayudan a conseguir una postura más ergonómica gracias a la ligera elevación de los pies del suelo, y por ello, a mejorar la circulación sanguínea de las extremidades inferiores. Muchos de estos elementos también disponen de ajustes de altura y ángulo para adaptarse mejor a las necesidades de cada persona.
Herramientas de comunicación
En entornos de trabajo como los coworkings, en los que se busca la colaboración entre los diferentes miembros del equipo, no podemos olvidarnos de poner a disposición de los trabajadores una serie de herramientas que faciliten el intercambio de ideas durante reuniones y desarrollo de proyectos. Estos materiales serían de uso compartido, asegurando que la comunicación fluya en cualquier contexto sin necesidad de que los trabajadores traigan grandes equipos a la oficina compartida.
Pizarras y caballetes de oficina
Entre las diferentes herramientas de comunicación para equipos, las pizarras y caballetes de oficina son algunos de los elementos más populares al permitir a los usuarios visualizar ideas y planificar proyectos de manera rápida. Estas superficies ofrecen un espacio físico en el que los miembros del equipo pueden escribir sus ideas, organizar la información y desarrollar estrategias in situ, fomentando la participación activa de todos los integrantes.
Existen una amplia variedad de pizarras, desde blancas que permiten escribir con rotuladores especiales y borrar el contenido después hasta magnéticas y de corcho en las que fijar documentos o notas con imanes y chinchetas respectivamente. Además, algunas pizarras blancas permiten proyectar presentaciones en ellas por lo que resulta muy versátil en espacios como salas de reuniones. En cuanto a los caballetes, existen modelos con ajuste de altura, con ruedas para una mayor movilidad por diferentes espacios de la oficina, además de superficies con doble cara para aprovechar al máximo el espacio disponible.
Proyectores y pantallas de proyecció
Los proyectores y pantallas de proyección son realmente útiles para llevar a cabo presentaciones multimedia y videoconferencias al permitir a todos los usuarios, tanto los presentes en la sala como aquellos que se encuentran en remoto, compartir información en tiempo real. Esta experiencia visual inmersiva capta la atención de la audiencia, evitando distracciones, y facilita la interacción entre los participantes al permitir mostrar documentos, gráficos y otros datos relevantes durante la reunión.
Los proyectores pueden tener diferentes niveles de brillo y resolución, afectando a la calidad de la imagen, así como adaptarse a tamaños de pantalla y distancias distintas para que sea sencillo utilizarlos en diferentes entornos. También pueden contar con funciones adicionales como corrección trapezoidal automática o conectividad inalámbrica.
Las pantallas, por otra parte, pueden ser fijas o retráctiles, lo que permite ocultarlas cuando no están en uso con un sencillo gesto o apretando un botón si son motorizadas. Esta característica resulta muy eficaz en espacios versátiles destinados a varias actividades. La superficie de las pantallas de proyección también puede variar, siendo mate, brillante o retroiluminada, afectando tanto a la calidad de la proyección como a su visibilidad desde un ángulo u otro.
Sistemas de audio
Del mismo modo, es importante contar con sistemas de audio de calidad que permitan realizar las reuniones virtuales de la manera más fluida posible, ya sea proyectadas o mediante tecnologías multillamada diseñadas para videoconferencias, y a las personas colaborar incluso fuera del espacio de trabajo. Altavoces con una buena calidad de audio darán a los miembros la oportunidad de escuchar y ser escuchados con claridad, esta experiencia inmersiva hará que la participación sea más activa y reducirá la posibilidad de malentendidos.
Los altavoces con una buena calidad de audio suelen estar diseñados con tecnologías de cancelación de eco y reverberación para reducir las interferencias. También es posible encontrarlos con conectividad Bluetooth o inalámbrica para que los coworkers puedan colocarlos libremente en cualquier espacio de la sala durante la reunión.
Impresoras y papel
En toda oficina, a pesar de la tendencia digital, sigue existiendo la necesidad de imprimir de tanto en tanto presentaciones o documentos de diferente índole, por lo que debemos contar con impresoras para poder llevar esta tarea a cabo. En el caso de los espacios de trabajo compartidos, aún se vuelve más importante considerar la velocidad de impresión, la calidad, la conectividad y facilidad de uso para usuarios de todos los niveles. Las impresoras multifunción, que incluyen escaneo y copiado, son las más provechosas en estos entornos.
Además, debemos contar con suficiente stock de papel de diferentes tamaños, generalmente Din A4 y Din A3, para que los coworkers puedan realizar la tarea con fluidez. Es importante que el papel sea de calidad para conseguir impresiones profesionales y ayudar a reducir el riesgo de atascos de papel en la impresora. Dado el riesgo de uso recurrente, muchos espacios estipulan un máximo de impresiones a la semana y optan por opciones responsables con el medio ambiente a la hora de seleccionar el papel.
Soluciones de almacenamiento
Con el objetivo de maximizar el espacio disponible y mantener al alcance de la mano las herramientas que necesitamos a la hora de realizar nuestras tareas diarias, toda oficina debe contar con soluciones de almacenamiento en las que guardar todo tipo de recursos de forma ordenada.
Cajoneras individuales
En toda oficina necesitamos guardar de forma segura tanto pertenencias personales como documentos, herramientas de trabajo o dispositivos electrónicos por lo que resulta muy útil disponer de cajoneras individuales en cada puesto de trabajo. Algunas de estas incluyen cerradura para guardar documentos confidenciales y objetos de valor con tranquilidad, ruedas para facilitar su transporte a otras áreas del coworking, y organizadores internos para que el contenido esté lo más ordenado posible, como bandejas deslizantes o separadores para clasificar.
Además, estas soluciones de almacenamiento están disponibles en diferentes tamaños y materiales, desde modelos compactos hasta unidades más grandes con acabados en metal, madera o plástico para que escojas la cajonera individual que mejor se adapte al espacio de trabajo compartido.
Estanterías y armarios compartidos
Del mismo modo, los equipos que trabajan con recursos compartidos deben almacenarlos en un espacio comunitario al que todo el mundo pueda acceder para revisar archivos o reponer suministros de oficina siempre que sea necesario. Elegir estanterías y armarios compartidos adecuados nos permite centralizar y almacenar de forma ordenada estos recursos tan necesarios para la realización de nuestras tareas, además de crear entornos más productivos al evitar riesgo de pérdida o duplicación de documentos.
Para estas soluciones de almacenamiento es fácil encontrar diseños para diferentes tamaños para seleccionar el que mejor se adapte a cada espacio de trabajo. Desde estanterías de pared hasta armarios de varias puertas, algunos modelos cuentan con cerraduras, estantes ajustables o incluso cajones deslizantes para organizar en ellos todo lo que necesitemos tener al alcance de la mano.
Las estanterías y armarios para uso compartido también están disponibles en diferentes materiales y acabados para combinar fácilmente con diferentes estilos de decoración. Los de metal y madera son los más versátiles y populares.
Teniendo en cuenta la información de esta guía, podrás crear espacios de trabajo compartido con los suministros adecuados para las necesidades de autónomos y pequeños equipos. Ya sea para escritorios individuales con divisores o mesas de trabajo en grupo, salas de reuniones versátiles adaptables para ocasiones más formales e informales, o áreas de descanso con sofás y sillones cómodos, es importante poner siempre el foco en el bienestar del equipo con elementos funcionales que impulsen su productividad.
