Archivar adecuadamente facturas y recibos ayuda a mantener la oficina organizada, pudiendo acceder con agilidad a la información financiera siempre que sea necesario. Del mismo modo, contar con un sistema de archivo bien implementado facilita el cumplimiento de las normativas legales y fiscales vigentes a las que debe someterse la empresa, evitando posibles sanciones o problemas legales. Por ejemplo, en muchos países, existen regulaciones específicas que exigen la conservación de documentos financieros durante periodos de tiempo determinados.
Cómo archivar facturas y recibos
Archivar adecuadamente facturas y recibos ayuda a mantener la oficina organizada, pudiendo acceder con agilidad a la información financiera siempre que sea necesario. Del mismo modo, contar con un sistema de archivo bien implementado facilita el cumplimiento de las normativas legales y fiscales vigentes a las que debe someterse la empresa, evitando posibles sanciones o problemas legales. Por ejemplo, en muchos países, existen regulaciones específicas que exigen la conservación de documentos financieros durante periodos de tiempo determinados.
Métodos de archivado físico
Una ventaja de no contar con dispositivos electrónicos a la hora de archivar facturas y recibos es que la documentación está más a mano, disponible a la vista. A pesar de ello, el espacio necesario para el archivo requiere elegir los suministros con cuidado para así optimizar el espacio de pequeñas oficinas o zonas de trabajo en casa.
Ventajas y desventajas
Una ventaja de no contar con dispositivos electrónicos a la hora de archivar facturas y recibos es que la documentación está más a mano, disponible a la vista. A pesar de ello, el espacio necesario para el archivo requiere elegir los suministros con cuidado para así optimizar el espacio de pequeñas oficinas o zonas de trabajo en casa.
Métodos de archivado digital
Otra forma, más recurrente en la actualidad, de mantener organizadas las facturas y recibos de la empresa es mediante un archivo digital. Tanto los documentos per se digitales como los digitalizados se pueden preservar en ordenadores y sistemas de almacenamiento en la nube. Las plataformas digitales ofrecen soluciones escalables pensadas para facilitar la gestión documental, con características adicionales como la sincronización automática. Este método se ha convertido en la opción más popular para aquellas empresas que se preocupan por
crear oficinas más responsables y ecológicas.
Ventajas y desventajas
El uso de ordenadores como herramienta de trabajo facilita la recuperación de todo tipo de documentos, no importa dónde nos encontremos gracias a la conexión a Internet. Las etiquetas electrónicas y búsquedas avanzadas ofrecen agilidad para encontrar aquello que buscamos.
Además, este método no requiere de más espacio que aquel que ocupa el propio dispositivo, ya sea un portátil u ordenador de sobremesa, por lo que resulta una opción muy conveniente para pequeños negocios o profesionales independientes que están en constante movimiento.
Consejos para organizar facturas y recibos
1. Clasificación y nomenclatura
Para mantener un archivo de facturas y recibos, ya sea físico o digital, es esencial organizar los documentos de manera coherente. Se debe establecer un sistema específico que dicte cómo clasificar y nombrar los documentos. Han de emplearse nombres claros y descriptivos para facilitar la búsqueda. Este sistema debe seguir un patrón consistente, especialmente si incluyen categorías, departamentos o cualquier información adicional, para que no sea lioso.
puando hacemos uso de un archivo físico, podemos utilizar subcarpetas y etiquetas para organizar los documentos según su tipología, fecha, proveedor, proyecto o cliente. Cualquier indicativo que facilite su búsqueda en el futuro y que sea escalable es útil. Se pueden usar diferentes colores para cada categoría y así facilitar la identificación. Además, se pueden emplear cajas archivadoras con tapa pueden ser útiles para agrupar los archivos en bloques más grandes, ya sean proyectos o departamentos, que tengan sentido para la empresa.
Para el archivo digital, se debe seguir una misma jerarquía y estructura, creando carpetas con una pauta de categorización específica, como por número de factura, fecha, proveedor o categoría de gasto. Un truco para ordenar por fecha, es utilizar el formato año-mes-día (este último si es necesario). Un ejemplo podría ser “20240701_Nombre del archivo.pdf”.
2. Control y gestión del archivo
Es recomendable desarrollar una lista o índice detallado en el que se refleje la estructura que sigue el archivo, ya sean físico o digital. Este índice actúa como guía, tanto para recuperar la información como para clasificar correctamente futuros documentos.
Al trabajar con archivos físicos, es útil especificar el nombre del documento, la fecha, la categoría a la que pertenece y la ubicación concreta donde se guarda para agilizar el proceso de búsqueda. Por ejemplo, en la ubicación se podría incluir un número de estante, una caja específica o un compartimento dentro de un archivador.
Asimismo, es conveniente crear un calendario con recordatorios periódicos para actualizar el archivo. Esta práctica debe incluir la revisión y reorganización de los documentos de manera regular para asegurarse de que todos permanecen donde toca. También es el momento para eliminar información obsoleta o duplicada, reduciendo el riesgo de confusión.
3. Conservación de documentos físicos
El papel puede deteriorarse con el tiempo o dañarse por el uso frecuente si no se toman las medidas adecuadas para su conservación. Para proteger los documentos, es importante utilizar materiales de clasificación de calidad, hechos con materiales impermeables para resguardar el papel de la humedad e incluso de situaciones inesperadas como goteras o inundaciones.
Como medida preventiva, se pueden llevar a cabo revisiones periódicas del estado de los documentos para detectar problemas antes de que empeoren. Además de protegerlos de la humedad, es importante almacenar los documentos en condiciones que eviten la exposición prolongada a la luz.
4. Protección de documentos digitales
Las carpetas y documentos digitales que contienen información confidencial pueden protegerse con contraseñas o controles de acceso basados en roles, entre otros métodos. Estas medidas de seguridad aseguran que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos al mismo tiempo que protege los datos sensibles contra amenazas cibernéticas.
Además, es importante realizar copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información debido a posibles fallos técnicos o errores humanos. Complementar estas medidas técnicas con la instalación de software antivirus y la actualización regular de todos los programas y del sistema operativo.
Archivar facturas y recibos con sistemas de clasificación bien implementados mantiene las oficinas organizadas al mismo tiempo que se facilita el acceso a la información financiera y se evitan posibles sanciones o problemas legales. Los métodos de archivado físico mantienen la información a mano aunque requieren más espacio, mientras que el archivado digital permite un acceso remoto a los documentos, contribuyendo a oficinas más responsables con el medio ambiente y flexibles, aunque requieren medidas de seguridad adicionales y copias periódicas.
La clave es contar con un sistema de clasificación y nomenclatura coherente, así como realizar controles regulares. Un archivo bien organizado, ya sea en el departamento financiero o en cualquier otro, mejora la productividad de la oficina.
