De promedio, nos pasamos 40 años de nuestra vida en la oficina, de los cuales 16 los dedicamos a reuniones.
Es evidente, por tanto, que este espacio colectivo de trabajo debe ser cómodo y estar bien diseñado. Aquí van algunos consejos para acondicionar
tu sala de reunión, ese lugar donde se cuecen las grandes ideas.
1 - GESTIONAR EL ESPACIO DE LA SALA DE REUNIONES
Antes de lanzarse de cabeza a comprar mobiliario, piensa en la configuración del espacio que deseas transformar
en sala de reunión. Su acondicionamiento dependerá de varios criterios: superficie total, número máximo de usuarios, medida de los planes de trabajo,
muebles auxiliares necesarios... La idea es que este espacio sea suficientemente espacioso para que todos puedan circular libremente entre la mesa
y las paredes.
Otro punto importante es el espacio personal. Para intercambios relajados y dinámicos, no es cuestión de estar
como sardinas en lata. Una sala de reuniones debe ser agradable y respetar el espacio vital de cada uno. Para ello, deja al menos 60 cm por persona
en posición de escucha y entre 60 y 70 cm para persoas en posición de trabajo (toma de notas, uso de portátil...). Para el confort de todos, se recomienda
igualmente instalar buenos sistemas de calefacción o refrigeración según la época del año.
La iluminación debe favorecer también la concentración y una buena visibilidad en cualquier situación. Sería genial
disponer de una claridad general similar a la de la luz natural.
2 - ELEGIR MOBILIARIO PARA REUNIONES
Sillas de reunión Ya sean reuniones de intercambio, presentación, brainstorming...
Para que se desarrollen en las mejores condiciones, es importante que los invitados se sientan bien acogidos. Los asientos cómodos son una
prioridad en este sentido. Para sillas usadas de forma ocasional, la calidad estándar puede bastar. Pero si la reunión pasa de la hora, cuidado,
es preferible invertir en
sillas de reunión articuladas. Si tus invitados se centran en lo incómodo del asiento, lo que rápidamente se traduce en dolor de espalda,
es casi seguro que su concentración no será la óptima.
Mesas de reunión
Son la clave. Deben crear un clima de convivencia entre los participantes. Tu elección irá en función de las necesidades
y el espacio disponible. Hay
mesas de reunión
cuadradas, redondas, ovales, modulares... De madera, vidrio... Hay un gran abanico donde elegir y muchos
factores a tener en cuenta,
Piensa bien antes de realizar la compra.
El orden
Una sala de reunión debe estar ordenada. Los equipos móviles se pueden deslizar bajo la mesa o bien puedes prever
muebles de clasificación,
como armarios de puertas correderas o estanterías murales.
Puede que la empresa no disponga de suficiente espacio para multiplicar las salas de reunión. El mobiliario modular puede ser una solución si
se eligen artículos que se adapten a cada necesidad: mobiliario desmontable, apilable, con ruedas, lámparas de intensidad regulable, etc.
Espacios de reunión informales
En la vida, no todo son reuniones.
🙂
A todas horas hay reuniones imprevistas. Suelen hacerse en un rincón de la oficina,
en el pasillo, frente a la máquina de café... Cualquier ocasión es buena cuando uno se cruza con un compañero, para estar
al tanto de una novedad o un proyecto en curso.
Para facilitar estos encuentros, las empresas cada vez acondicionan más espacios de reunión dentro
de los propios espacios abiertos. También es cada vez más frecuente intercalar mesas altas con taburetes entre el mobiliario profesional,
para facilitar reuniones improvisadas que no implican estar sentados mucho tiempo.
3 - PREVER ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS ADAPTADOS
¿Reunión de creatividad, sesión en grupo?
Hay cantidad de soluciones innovadoras :
y alegres para dinamizar tus reuniones: caballetes de mesa, murales móviles, pizarras blancas, postits gigantes...
Procura también optimizar el espacio de circulación, ya que los participantes, sobre todo si es una reunión de brainstorming,
tenderán a levantarse y moverse durante la reunión. Puedes igualmente colocar una fuente de agua o una cafetera para hacer más agradables
las pausas informales.
Côté bien-être, vous pouvez également mettre à disposition une
fontaine à eau, une cafetière et autre théière pour pouvoir faire des pauses informelles et
conviviales durant les réunions.
¿Presentación, videoconferencia?
Las reuniones de presentación son a veces soporíferas, pero si la sala es agradable, el punto de partida ya es diferente.
Puedes fijar un videoproyector en el techo o en la pared. Después hay que buscar una ubicación para la pantalla: en general,
se coloca en uno de los extremos de la mesa de reunión. Lo ideal es que quede al menos a 1,50 m de esta.
Hay que poner el acento en la visibilidad de cada persona que interviene. Esto se consigue con una buena iluminación y
un equipo de sonorización adecuado. Un pequeño detalle: es importante equipar la sala con suficientes tomas de corriente y tomas de red para evitar
contratiempos.
Ojo, porque si sigues todos estos consejos, puedes quedar afectado de "reunitis aguda".
